Chronos - AE #13
Depuis le 1er janvier 2014, l’établissement utilise désormais le logiciel Chronos pour la Gestion du temps de Travail. Ce projet, partagé entre la Direction des Ressources Humaines et la Direction des Soins, est accompagné, depuis février 2013, par Stéphane Dubus, Cadre de santé en mission transversale, qui est également référent du déploiement du dossier de soins dans Crossway.
Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?
Un Comité de pilotage associant les représentants du personnel a été constitué. Le choix de l’outil, réalisé conformément à la procédure des marchés publics, s'est porté sur Chronos. Une équipe de référents constituée de 6 cadres de santé, d’un psychologue et de 3 cadres représentant les services administratifs, techniques et logistiques a été désignée. Le Guide du temps de travail a été transposé dans le logiciel au cours de 10 demi-journées de travail regroupant l'éditeur et le Comité de Pilotage du projet. Au cours de l'été 2013, 4 professionnels ont été désignés en tant qu'administrateurs du logiciel : Stéphane Dubus, Jean-Noël Decherf (cadre de santé), Christelle Devynck (adjoint des cadres) et Nelly Hermant (attachée d’administration), ce qui a permis de faire les premiers tests dans leurs services respectifs. Les unités ont été gérées normalement et toutes les fonctionnalités de Chronos ont été testées. De septembre à décembre 2013, le logiciel a été déployé dans des services pilotes, présentant des caractéristiques différentes en matière de gestion de temps, afin de peaufiner son paramétrage et ses fonctionnalités. (Direction des ressources humaines, Hôpital de jour Le Regain, Unité d'hospitalisation La Croisée, Service de Restauration, Service de nuit, Direction des soins, Hôpital de jour L'escale, Clinique Jean Varlet). L'outil a été présenté aux instances en décembre 2013. Cent gestionnaires de planning ont été formés de début novembre à début décembre 2013 afin de faciliter le déploiement au premier janvier 2014. Deux journées de forum organisées en janvier ont accueilli environ 250 agents venus à la découverte du logiciel.
Pourquoi déployer dés le 1er janvier ?
Tout simplement pour faciliter le démarrage avec des compteurs à zéro et éviter la ressaisie des données de l'année en cours.Des accompagnements par les administrateurs et les référents ont eu lieu sur le terrain pour les gestionnaires de planning et leurs équipes, ainsi qu'un système d'assistance téléphonique afin d'aider au mieux chacun dans la mise en route.
Comment le logiciel Chronos s’articule-t-il avec l’ancien fonctionnement ?
Le guide de gestion du temps de travail de l'EPSMAL a été transposé dans l'outil informatique sans modification des règles validées. Tous les gestionnaires de planning peuvent consulter leur planning et construire celui de leur équipe. Chaque agent, formé par son responsable à quelques manipulations simples, doit pouvoir accéder au planning de son équipe, être autonome dans ses demandes de congés et le suivi de son compte d’heures ceci en toute transparence et en temps réel. Les agents qui pointaient auparavant peuvent le faire à l’aide de la badgeuse virtuelle pour continuer à bénéficier de la souplesse des horaires variables.
Le truc en plus ?
Après un démarrage qui peut sembler laborieux car les règles de gestion de temps à l'hôpital sont complexes et le paramétrage de départ nécessite des ajustements, nous disposerons d’un outil taillé sur mesure pour gérer le temps de travail de l’ensemble des professionnels. Il permettra des réponses plus rapides que les réponses actuelles, allègera la planification surtout dans un établissement comme l’EPSMAL où les structures sont nombreuses et décentralisées, tout en garantissant la transparence, le respect des droits et l’équité pour tous ainsi que la justesse des calculs tant en matière de décompte horaire que de saisie des éléments variables de paie.