Les archives de l’EPSM de l’agglomération lilloise
Partons aujourd’hui à la découverte d’un lieu méconnu de l’EPSM : le service des archives.
3 personnes travaillent actuellement pour ce service assurant la gestion et la conservation des archives médicales et administratives. Mme Maryse Gevaert, après avoir été secrétaire médicale durant 30 années, a pris la responsabilité du service en 2015.
Les agents veillent à ce que les documents soient traités, enregistrés et conservés en bon état et que les durées de conservation de ces derniers soient respectées. Les durées de conservation dépendent du type de document. Une charte d’archivage régit ces
durées. A titre d’exemple, les dossiers médicaux sont conservés 25 ans après le dernier acte.
Retrouver et compiler un dossier patient : un travail de fourmi !
La tâche des agents des archives n’est pas aisée ; retrouver et compiler certains dossiers patients peut prendre un certain temps ! Un patient peut en effet avoir bénéficié d’un suivi dans plusieurs lieux de soins (CMP, unité d’hospitalisation, clinique, HDJ, pôle d’addictologie…). Au fil des ans, différents logiciels de gestion du dossier patient se sont succédés sans reprise de l’existant. Il faut donc pour chaque dossier vérifier avec rigueur l’existant sur plusieurs logiciels et en magasin. En 2020, 18 534 dossiers patients
ont été traités.
Des versements réguliers au service archives
400 dossiers patients sont versés de façon hebdomadaire au service archives, soit les dossiers d’une structure de soins chaque semaine. Le transfert est notifié dans un tableau de versement propre au service. Les AMA gèrent elles-mêmes leur rythme de versement en fonction de leur charge de travail et de la capacité de stockage de leur structure.
Les dossiers peuvent faire le chemin inverse quand le soin reprend ou lorsque le dossier est demandé par le patient via la Commission des usagers ou la justice. A ce titre, 341 demandes de transfert de dossiers patients sont comptabilisées en 2020. Les services administratifs versent également leurs dossiers. Les archives des services administratifs représentent un total de 390 mètres linéaires.
Destruction au terme des durées légales de conservation :
Le service archives gère également la destruction des documents arrivés au terme de leur durée de conservation. Cette destruction se fait sous le contrôle des Archives Départementales du Nord. En 2020, 206 mètres linéaires (soit 7 tonnes) de documents
médicaux et administratifs ont ainsi été détruits. Cette étape chronophage est primordiale pour libérer l’espace utile à l’accueil de nouveaux dossiers. Un échantillonnage pour
l’Histoire est toutefois réalisé au profit des archives départementales.
Les archives administratives, enregistrées et numérotées,
sont réparties dans différents locaux sur le site de Lommelet.Le magasin des dossiers patients a une capacité
de stockage de 2,150 km linéaires. C'est une salle dédiée et sécurisée, conforme aux normes en vigueur (hydrométrie, incendie, accessibilité..). Les dossiers sont classés par date de naissance.